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EL PROCESO DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Muchas de las principales situaciones de controversia que tienen lugar en el día a día de la empresa

Muchas de las principales situaciones de controversia que tienen lugar en el día a día de la empresa que generan entre otros aspectos situaciones de estrés, conflictos, etc. entre las y los trabajadores tienen su origen en las malas prácticas o ausencia de una política definida de Comunicación.

“A modo general, los elementos de la comunicación son: parte emisora, receptora, mensaje, canal y respuesta”

En empleorecursos.es, entendemos la comunicación empresarial como el proceso a través del cual las personas integrantes de la organización reciben la información respecto a lo que sucede en la misma, de ahí que si ésta es efectiva de lugar a un clima laboral acorde a las necesidades de la empresa. Más detenidamente, el proceso de comunicación determina la toma de decisiones que se producen en el seno de la organización; la adaptación a los cambios; mejora de la integración y compromiso con los objetivos de la empresa por parte de las y los trabajadores, elevando al mismo tiempo su nivel de motivación; así como favorece el mantenimiento y atracción de talento en la empresa.

“Existen diferentes canales de comunicación en la empresa en función de la información a transmitir”

A partir de nuestra experiencia laboral en departamentos de recursos humanos, son varios los canales o vías de comunicación que se utilizan en la actividad diaria de las empresas, como bien pueden ser el teléfono; mail; Intranet corporativa; reuniones; video llamadas; redes sociales; publicaciones empresariales; página Web corporativa; aplicaciones de gestión de tareas, etc.; los cuales, posibilitan a modo general los dos tipos de comunicación existente desde un punto de vista teórico, como son la interna (es la que se dirige por y para las personas integrantes de la organización) y la externa (enfocada para las personas de fuera de la empresa).

“La comunicación en la empresa puede ser horizontal o vertical”

Al mismo tiempo, son dos los flujos o direcciones que adopta la comunicación en las organizaciones, esto es, horizontal y vertical. La comunicación vertical, a su vez, puede ser tanto de arriba abajo o descendente (la cual, obedece generalmente a la información de las políticas y normas a seguir en la empresa, por lo que suele ser emitida por la Dirección hacia las y los trabajadores por medio de reuniones, mails, manuales o protocolos de comportamiento, etc.); como de abajo a arriba o ascendente (obedece a procedimientos previamente establecidos, como escritos de solicitud, etc., utilizando para ello el mail, reuniones, la Intranet de la empresa, etc.

“La comunicación horizontal se produce entre trabajadoras/es que se encuentran en el mismo nivel jerárquico”

En cuanto al flujo de comunicación horizontal, es el que tiene lugar entre las y los trabajadores que se encuentran en el mismo nivel en la escala jerárquica de la empresa, siendo fundamentalmente información informal, en contraste con el flujo de comunicación vertical que es formal. La misma se desarrolla por medio de reuniones, mails, redes sociales, conversaciones informales, etc.

“Todo proceso de comunicación puede verse afectado por una serie de barreras que lo dificultan o distorsionan”

Sin embargo, todo proceso de comunicación se ve afectado por una serie de barreras que lo dificultan, tales como el hecho de que no todas las personas perciben las situaciones de la misma forma; no existe una única manera de comunicar; los aspectos ambientales (ruido, tono de la voz en el lenguaje verbal, etc.); la posición jerárquica en la empresa (no siempre las personas subordinadas son capaces de comunicarse de manera eficaz con sus superioras/es); los distintos niveles formativos; etc.

“Toda empresa tiene que diseñar y aplicar un Plan de Comunicación”

Por último, entre las acciones a poner en marcha en la empresa para garantizar un adecuado desarrollo del proceso de comunicación se encuentra el diseño y aplicación de un Plan de Comunicación en la organización, el cual, siguiendo las indicaciones de Cristina Aced, poseo las siguientes fases:

  1. Diagnóstico de la situación por medio de un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
  2. Definición clara de los objetivos a conseguir.
  3. Determinación de las y los destinatarios.
  4. Características del mensaje a comunicar.
  5. Elección de la estrategia o modo de comunicar el mensaje.
  6. Elección de las actividades a desarrollar y medios a utilizar.
  7. Temporalización de las acciones.
  8. Estimación presupuestaria.
  9. Seguimiento y control.
  10. Evaluación del proceso
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