GESTIÓN EFICAZ DE REUNIONES VIRTUALES O “CALLS”

La posibilidad del teletrabajo, venga motivado o no por la pandemia sanitaria provocada por el COVID-19, ha hecho

La posibilidad del teletrabajo, venga motivado o no por la pandemia sanitaria provocada por el COVID-19, ha hecho que muchos de los hábitos que teníamos en nuestro día a día laboral tengan que adaptarse a la nueva situación, no escapando de ellos las continuas reuniones, por lo que se hace necesario la gestión adecuada de las videollamadas o REUNIONES VIRTUALES (conocidas también como “calls”).

“Las reuniones son una herramienta fundamental para el trabajo en equipo”

Ya comentábamos en empleorecursos.es, a partir de nuestra experiencia laboral en departamentos de gestión del talento (recursos humanos), que el teletrabajo como tal, ha venido para quedarse, dando lugar a una nueva realidad laboral, y más, si es derivada de las consecuencias provocadas por el coronavirus, como puede ser el contagio social, los riesgos laborales derivados, el estilo de liderazgo necesario, los efectos psicológicos que produce en las y los trabajadores, etc.

“Durante el teletrabajo, las reuniones virtuales son una herramienta fundamental de comunicación”

A modo general, dentro de nuestro día a día de trabajo, con mayor o menor frecuencia, e independientemente de nuestra ocupación, trabajar en equipo conlleva la puesta en práctica de una de las herramientas más poderosas para que este sea eficiente, como son la gestión de reuniones. Por ello, al ser una de las principales medidas para el correcto desarrollo del teletrabajo (y más en momentos de confinamiento) la comunicación en la empresa, queremos reflexionar sobre el correcto desarrollo de las REUNIONES VIRTUALES para así sacar su máximo provecho y sobre todo, evitar que repercutan en nuestra productividad laboral (y nos roben el tiempo).

“La correcta gestión de reuniones optimizará nuestro tiempo de trabajo”

No nos referimos a la reunión diaria que tenemos cuando estamos teletrabajando, la cual, como ya hemos comentado, tiene incluso efectos positivos, tales como la ruptura con la rutina, compartir información, favorecer la comunicación, eliminación del estrés, etc., sino que ya sea por el elevado número de reuniones que tenemos al día (con compañeras/os, clientes, responsables, proveedoras/es, candidatas/os, etc., sin contar con las videollamadas que hacemos a nuestra familias), o por su mala estructuración, éstas nos generan efectos negativos que repercuten de manera directa en nuestra productividad laboral.

“Las reuniones telemáticas desestructuradas repercuten en nuestra salud psicosocial”

A modo general, el principal efecto negativo que tienen las REUNIONES VIRTUALES es la fatiga mental que nos producen (lo que constituye un claro riesgo psicosocial) al tener que centrar nuestra atención de manera constante. Dichas consecuencias vienen producidas fundamentalmente por la necesidad o demanda constante de atención que nos exigen, ya que la situación difiere de forma considerable de los componentes que intervienen en el proceso de comunicación en un entorno físico (pasamos de tres dimensiones a dos) como es el lenguaje no verbal y los elementos paralingüísticos (tono y entonación de la voz, movimientos corporales, etc.). Por ello, es fácil entender que las videollamadas nos exijan mucha más atención (como muestra la investigación llevada a cabo por Gianpiero Petriglieri, profesor de INSEAD y Marissa Shuffler, profesora de la Universidad Clemson y publicada por El País).

Para llevar a cabo videollamadas o REUNIONES VIRTUALES con éxito, es necesario tener en cuenta una serie de elementos tanto antes como durante y después de las mismas, con objeto no solo de hacerlas eficaces, sino que además, atractivas y provechosas.

Antes de la reunión virtual

Es necesario buscar un lugar físico en dónde colocarse, fuera de ruidos y dónde no nos puedan interrumpir (y más si tenemos que compartir nuestro espacio de trabajo con familiares que estén o no teletrabajando). Además, es importante que el lugar que elijamos tenga buena acústica, para evitar el efecto eco. En este contexto, es necesario tener en cuenta el fondo que se verá cuando nos conectemos, por lo que intentaremos por un lado que sea neutral para evitar reflejos (como puede ser la luz que entre por una ventana) como por otro transmita profesionalidad, para evitar distracciones al ser muy llamativo en su decoración.

A partir de lo anterior, es necesario determinar la aplicación en la que se llevará a cabo la reunión, teniendo en cuenta la aportada o no por la empresa, y la facilidad de uso para las personas intervinientes. Además, es conveniente comprobar el correcto funcionamiento de nuestro equipo (cámara, audio, etc.).

Una vez se tenga el aspecto logístico controlado, queda realizar la convocatoria previa a las personas que van a participar, indicando la hora de inicio, extensión, así como el objetivo, temas a tratar y las reglas a seguir, junto con la aportación del material necesario para la misma, en su caso. Su registro en la aplicación de calendario es muy eficaz para la gestión previa por parte de todas las personas participantes.

Otra cuestión a tener en cuenta es nuestro aspecto físico. La ropa que llevemos debe ser la misma que nos pondríamos para ir a la Oficina (por supuesto, nada de ropa informal o el pijama).

Durante la reunión virtual

Independientemente del tipo de reunión a realizar, ya sea para un proceso de selección, con una/o compañera/o de trabajo, One to One, etc., siempre es adecuado generar un clima de confianza en su inicio, con preguntas o comentarios de cortesía que relajen el ambiente y sirvan de introducción a la misma.

Son muchas las personas que participan en “meetings” que desactivan la cámara, ya sea por motivos obvios (hay más gente en la habitación en la que se encuentran, por ejemplo). Sin embargo, siempre es aconsejable (y más si somos quiénes convocamos y no tenemos problemas de red) activar la cámara, para así mostrar el lenguaje no verbal que acompañe a nuestro discurso, junto con un mensaje de profesionalidad y cercanía.

Por supuesto, es necesario que la hora de inicio y fin de la reunión se ajuste a lo acordado, así como el desarrollo se centre en los aspectos a tratar. Para ello, la persona que convoca asumirá el rol de dirección evitando temas o elementos que se salgan del objetivo.

Después de la reunión virtual

Una vez acaba de la “call”, es el momento de realizar un resumen con las argumentaciones aportadas por las y los participantes donde se recapitule las conclusiones y acuerdos alcanzados.

En función del objetivo de la reunión virtual, es adecuado emitir un acta o “minuta” de con dichos acuerdos, así como distribuirla entre las personas que han intervenido, aprovechando para agradecer su participación.

Por último, se realizará una evaluación del encuentro para corregir y evitar en futuras reuniones los posibles inconvenientes que hayan podido surgir, y un seguimiento de las acciones a poner en marcha, llegado el caso.

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