Son varias las consultas llegadas a nuestra Web, empleorecursos.es acerca de los pasos o acciones que determinan la manera de gestionar reuniones de manera efectiva. Por ello, desde estas líneas, analizaremos cómo realizar la gestión de reuniones de manera efectiva.

“La pérdida de tiempo es la principal sensación después de una reunión mal gestionada”

La mayoría de las citadas consultas se traducen en quejas acerca del tiempo que se pierde, falta de puntualidad de las personas convocadas, desconocimiento de los puntos concretos a tratar, no disponibilidad de los equipos necesarios, etc. por lo que las mismas, no conducen a ningún lado.

“Gestionar reuniones de manera efectiva parte de la planificación previa de las mismas”

Desde empleorecursos.es entendemos que toda reunión debe estar planificada, siendo el paso fundamental y previo a su convocatoria definir con detalle el motivo de la misma, es decir, qué se quiere conseguir con ella (por ejemplo, dar información acerca de un determinado asunto, solucionar un problema concreto, tomar decisiones sobre la forma de actuación, etc.).

“Una reunión bien gestionada supone una inversión para la empresa”

No se puede perder de vista que una reunión, desde el punto de vista de la empresa, es la inversión del tiempo de trabajo de varias personas (sin olvidar los casos en los que es necesario desplazarse), por lo que por sí misma supone un coste, siendo la persona responsable quién debe convertir el citado coste en inversión, por lo que, tal y como se ha comentado, el primer paso para ello es definir con claridad el objetivo a alcanzar.

“Planificar una reunión implica acciones antes, durante y después de la misma”

En cuanto al proceso de planificación de la reunión, este se traduce en tres etapas diferenciadas, antes (donde habrá que determinar si realmente es necesario realizarla, en caso afirmativo, definir qué tipo de reunión y su proceder a su preparación); durante (existen tres fases, inicio, conducción y cierre); y por último, después (envío del acta a las personas participantes, evaluación de la misma y seguimiento de las decisiones adoptadas).

Antes de la reunión, para determinar la necesidad de realizarla, se analiza el propósito de la misma (objetivo), así como la conveniencia u oportunidad de llevarla a cabo en esos momentos (en función del contexto o situación concreta en el que se encuentre la empresa). Posteriormente, se determina el tipo de reunión a realizar (de información, consultiva, resolución de problemas, etc.), así como los aspectos preparatorios de la misma (citar únicamente a las personas necesarias y asignarles un rol en la reunión, esto es, quién ejercerá la labor de moderador/a, apoyo, registro del acta, exposición del tema, etc.; elaborar una agenda con el orden de los puntos a tratar, la hora de inicio y fin, tiempo dedicado a cada tema, responsables, etc.; citaciones y comunicación de los aspectos tratar a las personas convocadas, siendo usual hacerlo por medio de una aplicación informática enlazada el correo electrónico; y por último, el lugar físico donde tendrá lugar, junto con los medios y recursos necesarios).

Durante la reunión, los primeros minutos se dedicarán a crear el clima adecuado de una manera informal, para posteriormente hacer una revisión de los temas a tratar y establecer unas normas básicas (silenciar los móviles, respetar el turno de palabra, centrarse únicamente en los temas de la reunión, etc.). Se registrará en un acta los puntos tratados, acuerdos, responsabilidades, plazos, etc., a la vez que la persona moderadora focalizará constantemente la reunión en los objetivos y temas de la misma.

En el cierre de la reunión, se recapitularán los temas y acuerdos alcanzados, dejando en la agenda pendientes para próximas reuniones. Llegados este momento, en empleorecursos.es entendemos la importancia de manejar el estado de ánimo durante esta fase, ya que será un medio fundamental para futuras reuniones, por lo que es aconsejable dar feedback sobre los trabajos y aportaciones realizadas.

Una vez acabada la reunión, se enviará el acta con los temas tratados y acuerdos alcanzados a cada una de las personas participantes para que la validen, se evaluará la misma por parte de la persona responsable (si se ha cumplido el objetivo propuesto, cómo se ha alcanzado, etc.), así como se llevará a cabo el seguimiento de los acuerdos alcanzados.

De forma esquemática, sería:

Antes de la reunión:

  • Planificación previa.
  • Selección de las personas asistentes (únicamente a las necesarias).
  • Definir objetivo, temas (y el tiempo dedicado), lugar, hora, recursos técnicos, etc.
  • Convocarla con antelación suficiente.
  • Remitir la convocatoria y documentación a las personas asistentes.

Durante la reunión:

  • Iniciar y terminar en el tiempo fijado.
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.
  • Seguir el desarrollo previsto en el plan.
  • Dirigir la reunión evitando distracciones y temas fuera del objetivo de la misma.

Al finalizar la reunión:

  • Resumen final de las argumentaciones.
  • Recapitular las conclusiones alcanzadas.
  • Agradecer la participación.

Después de la reunión:

  • Se remite el acta con los acuerdos alcanzados.
  • Evaluación de la reunión.
  • Seguimiento de los acuerdos.