AGILE EN GESTIÓN DEL TALENTO: PLANIFICAR PROYECTOS

La mayoría de las tareas que tenemos que realizar en nuestro día a día de trabajo deben estar

La mayoría de las tareas que tenemos que realizar en nuestro día a día de trabajo deben estar bien planificadas, no ya solo para conseguir el objetivo marcado, sino para hacerlo con los menores recursos posibles. Por ello, es necesario previamente reflexionar sobre todos los aspectos relacionados con el proyecto (o “microproyecto”).

Tener un plan de proyecto

En empleorecursos.es creemos firmemente en la idea de que para conseguir realizar una tarea o proyecto en tiempo es necesario tener un plan, entendido como la plasmación de las reflexiones acerca de las metas y objetivos a conseguir, el tiempo disponible para ello, las tareas a realizar, las personas responsables y los recursos disponibles.

El plan del proyecto debe ser una guía para todas las personas involucradas en su desarrollo, que facilite terminarlo en el tiempo y con el presupuesto asignado, por lo que aplicar la gestión de proyectos en nuestro día a día laboral aumentará de manera considerable las posibilidades de realizar un buen trabajo.

Pasos para desarrollar un plan de proyecto

Siguiendo la literatura relacionada con la gestión de proyectos, realizar un plan puede llegar a ser complicado, al tener que considerar múltiples variables. Sin embargo, a partir de nuestra experiencia laboral, describiremos cinco sencillos pasos que faciliten esta labor y que se pueden incorporar en nuestro día a día en la empresa.

1. Definir objetivos y recursos disponibles

El primer paso a la hora de realizar un plan de proyecto siempre es determinar qué se quiere conseguir, con qué recursos se contará, así como las personas involucradas en el mismo (determinando el rol de cada una de ellas).

2. Registrar el plan

Una vez se han definido los aspectos necesarios en el punto anterior (quienes van a participar en el proyecto, el papel que van a desempeñar y sus responsabilidades, el presupuesto, etc.), se plasmará en un documento junto con las diferentes etapas y plazos de desarrollo estimados para cada una de ellas, con objeto de servir de guía. Además, es interesante determinar a nivel general los procesos de trabajo principales.

En ocasiones, en esta etapa es necesario indicar supuestos o modos de actuación ante posibles desviaciones en lo estimado.

3. Calendario

Una vez que se conoce qué se quiere y cómo se va a realizar, es necesario determinar cuándo. Establecer un cronograma o estimación del tiempo que conllevarán las tareas no es algo sencillo, por lo que se suele recomendar realizar tres estimaciones, una optimista (o), otra probable (k), y por último, una pesimista (p), para partir de ella, seguir la siguiente operación, (o + 4k + p) / 6.

4. Consensuar con el equipo

Es muy difícil llevar a cabo con éxito un proyecto si las personas que van a trabajar en él no están de acuerdo o no creen en el mismo, por lo que da igual lo bien realizado o estimado que esté.

5. Desarrollo y ajuste

Poner en marcha en plan permitirá en todo momento realizar los ajustes necesarios para una correcta obtención de los objetivos perseguidos.

En resumen, muchas veces debido a nuestra carga de trabajo nos es imposible reflexionar sobre el mejor modo de realizas nuestras funciones o tareas, por lo que poner en marcha una planificación nos permitirá ser conscientes de todos los factores que afectan al correcto desempeño del proyecto.

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