Son indudables los beneficios que conlleva poner a las personas en el centro de la empresa, permitiendo que realmente se conviertan en la ventaja competitiva de éstas en el mercado. Para ello, la puesta en práctica de acciones que fomenten su desarrollo e integración se hace fundamental, como son las conocidas reuniones fuera del lugar de trabajo, o en inglés, OFF SITE MEETING.
“Son muchos los beneficios que conlleva la realización de sesiones OFF SITE MEETING”
Desde empleorecursos.es somos conscientes del poder innovador que tienen estas actividades para la empresa, ya que el efecto de organizar sesiones fuera de la oficina, en un entorno y ambiente totalmente diferente fomenta la creatividad e implicación de las y los colaboradores (al no limitarse únicamente a una reunión, sino que suelen acompañarse de talleres, charlas, exposiciones, workshops, etc.), lo que repercute en la generación de ideas novedosas que mejoran el día a día de la empresa. Junto a lo anterior, es indudable que estas sesiones repercuten de manera clara en el clima laboral al fortalecerse las relaciones entre compañeras/os de trabajo, así como la motivación de las y los trabajadores.
“El tipo de sesión OFF SITE MEETING dependerá de los objetivos perseguidos”
Como hemos comentado, los OFF SITE MEETING consisten en la organización de actividades fuera de la oficina (o lugar habitual de trabajo) acompañadas de talleres o sesiones grupales con objeto no solo de fomentar la unión y crecimiento del grupo de colaboradoras/es mediante el trabajo en equipo sino que además, permite resolver cuestiones o situaciones fomentando la innovación.
A partir de lo anterior, parecen claros los beneficios que aporta este tipo de actividades, entre los que podemos destacar, a partir de nuestra experiencia laboral en departamentos de gestión de personas, el fomento de la creatividad y la innovación del equipo de trabajo a través de técnicas y actividades destinadas para ello (Brainstorming, por ejemplo) dando lugar a percepciones ante los problemas o modos de hacer diferentes a las que siempre se desarrollan, lo que genera maneras de actuar novedosas. Además, si las personas se sienten protagonistas del proceso, se potencia en el exployeer experience, así como estas acciones se convierten en un medio de retención o fidelización del talento eficaz. A lo anterior, aparece un clima laboral de motivador, así como la imagen de empresa empleadora aumenta (employer branding), al practicar acciones donde las personas son el centro de la empresa.
Sin embargo, aunque a priori la organización de este tipo de actividades pueda parecer relativamente fácil, en realidad no lo son, ya que conllevan la programación y realización de una serie de acciones en relación al objetivo marcado. Esto es, para organizar una sesión OFF SITE MEETING es necesario tener en cuenta una serie de aspectos, como son:
- Determinar quién asistirá, número de personas (alrededor de 10 es lo aconsejable).
- “Agendar” con tiempo la fecha y el lugar de realización (con la logística que conlleva) para que así puedan asistir todas las personas del equipo.
- Presupuestar.
- Definir objetivos, ya que a partir de los mismos, dependerán las actividades complementarias a realizar.
- Considerar los aspectos logísticos, tales como reserva del lugar, forma de desplazarse el equipo, calendario de la reunión, horarios, comidas, etc.
- Definir normas de actuación durante las actividades (como prohibición de atender al móvil, conexión a Internet, respeto de los turnos de palabra, indumentaria, etc.).
- Establecer la forma de comunicarlo a todas y todos los asistentes, solicitando confirmación de asistencia, etc., así como facilitarles el calendario de actividades y posible documentación necesaria.
- Motivar a la participación por medio de encuestas a las personas participantes sobre los temas a tratar, modos de hacerlo, etc.
- Método de recogida de conclusiones de cada una de las sesiones realizadas.
- Diseñar un modo de evaluación tanto de la sesión como de los resultados posteriores.
En cuanto a las actividades a realizar en una sesión OFF SITE MEETING estarán en función de los objetivos perseguidos, tal y como se ha comentado. Así, desde empleorecursos.es queremos proponer las siguientes:
- Presentaciones sobre la empresa. Son útiles para conocer los puntos de vista de departamentos diferentes, o incluso las impresiones de las personas si se trata del mismo equipo de trabajo.
- Talleres o Workshops. Necesarios para presentar y exponer un determinado tema donde se fomenta el aprendizaje práctico.
- Brainstorming o Lluvia de Ideas. Cuando el objetivo es obtener nuevas ideas o formas de actuar esta técnica es fundamental por su utilidad y resultados. Para ello, es ideal contar con personas tanto implicadas en el asunto a tratar como ajenas a él.
- Juego de Roles o Role Play. Para facilitar puntos de vista desde perspectivas diferentes, donde las y los protagonistas desarrollan papeles que nada tienen que ver con su rol en la empresa pero que les permite observarlo desde otra perspectiva.
- Actividades Lúdicas o Deportivas. Suelen utilizarse a final del día para liberar el estrés laboral, a la vez que se fomenta el espíritu de equipo o se disfruta de un entorno natural, por ejemplo.
- Comidas. Aprovechar los momentos que se tienen para comer puede ser un medio muy eficaz para generar conversaciones informales que fomenten el compañerismo y la relación entre las y los colaboradores en un contexto más distendido.