Independientemente del tamaño de la empresa, es necesario establecer canales de comunicación bidireccional entre la dirección y empleadas/os, siendo una herramienta básica para ello las reuniones One to One o sesiones individuales en las que conocer las necesidades, inquietudes, problemas o simplemente interesarse por el estado o situación de las y los colaboradores en la organización.
A lo largo de mi experiencia laboral en departamentos de gestión del talento en empresas de diversos sectores, puedo remarcar la utilidad de las sesiones One to One en la gestión del talento, tanto para tratar situaciones “tensas” con colaboradoras/es que plantean problemas o simplemente para conocer que la persona se encuentra motivada en su trabajo.
Más detenidamente, desde empleorecursos.es queremos destacar los principales beneficios que tiene llevar a cabo este tipo de reuniones, que van más allá de favorecer una comunicación continua con los miembros de tu equipo, permitir guiarlos de manera efectiva, aumentar el nivel de confianza entre las partes, aportar una visión profunda que facilita la toma de decisiones, incrementar la involucración de las y los empleados, anticipar problemas, etc.
1. Conocer la situación general.
Las sesiones One to One se constituyen en una herramienta esencial para la dirección o gestión por objetivos, esto es, cuando se pretende “guiar” a la persona trabajadora hacia un mayor rendimiento laboral, ya que permiten conocer los aspectos “invisibles” o subjetivos que aparecen en este camino, los cuales, en muchas ocasiones, producen desviaciones que lo dificultan.
Nos referimos a cuestiones tales como aspectos personales, motivacionales, etc., en definitiva, a las denominadas “realidades ocultas” que nos influyen en nuestro día a día.
2. Anticiparse a posibles conflictos.
Unas de las funciones de las sesiones One to One es hacer que la persona se exprese de manera libre, sincera y en confianza sobre aspectos emocionales relacionados con su puesto de trabajo, por ello, son una fuente muy útil en la detección de conflictos o situaciones negativas entre los miembros del equipo de trabajo que pueden desembocar en problemas.
3. Gestión eficaz.
Estas reuniones permiten conocer el estado en el que se encuentra la “cultura del equipo”, qué fase o estadío del proceso de desarrollo se está viviendo, a la vez que el nivel motivacional del grupo, lo que ayuda a la hora de asignar funciones, repartir la carga de trabajo, anticiparse a situaciones futuras (posible ampliaciones del equipo), determinar necesidades de formación, etc.
4. Aumenta el nivel de motivación.
Ya hemos hablado en nuestra Web de la importancia que tiene el reconocimiento del trabajo bien hecho para mantener y aumentar el nivel de compromiso y motivación de las y los trabajadores. Por ello, las sesiones One to One se constituyen en un canal esencial para transmitir cuando se ha hecho un buen trabajo.
Además, si acuñamos la frase “se elogia en público pero se riñe en privado”, los One to One permiten dar el feedback negativo para corregir conductas y acciones inapropiadas.
5. Fomentar el desarrollo profesional.
Estas sesiones individuales son un momento ideal para conocer las inquietudes, aspiraciones y expectativas profesionales de las y los trabajadores, a la vez que servir como apoyo a la consecución de estas dentro de la empresa.
En cuanto a su ejecución, es necesario que las reuniones One to One cuenten con una estructura adecuada para darle formalidad y generar el ambiente necesario. Para ello, se deberá enviar una invitación formal de reunión con el tiempo de antelación adecuado, prepararse un guion con las preguntas o temas a tratar, agradecer la sinceridad y colaboración, así como, en la medida de lo posible, generar un acta de la misma y hacer un seguimiento de los acuerdos o acciones definidas.