Una de las funciones de área de gestión del talento de la empresa es determinar aquellas conductas que impiden el correcto desempeño de las y los colaboradores, a la vez que repercuten de forma negativa en el ambiente laboral. Dentro de éstas, una muy extendida no solo en el contexto laboral es la PROCRASTINACIÓN.
“La mayoría de las personas hemos practicamos la procrastinación más de lo que nos gustaría”
Como ya comentábamos en empleorecursos.es, la procrastinación consiste en el hábito o costumbre de posponer ciertas actividades, ocupaciones o tareas que deben realizarse en un determinado momento, reemplazándolas por otras menos importantes o urgentes, pero más agradables para la persona.
Esta situación de “dejar para mañana lo que tengo que hacer hoy”, además de conllevar efectos negativos en el clima laboral de la empresa (al generar conflictos entre compañeras/os, por ejemplo), repercute en estado emocional negativos en la persona trabajadora que la realiza, al generarle ansiedad y malestar emocional (debido al sentimiento de culpa que le produce ser consciente de la obligación que tiene de realizar la tarea que pospone pero no realiza).
“Procrastinar es negativo tanto para la empresa como para la persona”
Se ha demostrado que el origen de la PROCRASTINACIÓN se encuentra en la búsqueda del placer que produce realizar tareas que nos son más cómodas o agradables, frente a la evitación del dolor de aquellas que no llevamos a cabo, por lo que las posponemos. Por ello, la persona procrastinadora se envía mensajes ante la tarea como “no es buen momento ahora”; “es demasiado trabajo”; “hoy pero mañana a primera hora me pongo con ello”; etc.
Más detenidamente, a partir de nuestra experiencia laboral en departamentos de gestión del talento, podemos indicar que son tres los motivos que llevan a la persona trabajadora a procrastinar. Por un lado, el percibir la tarea en cuestión como una obligación a realizar, frente al placer que nos produce realizar las cosas porque que queremos, sin que nadie nos las imponga. En segundo lugar, valoramos el esfuerzo que esta tarea que no nos gusta nos supondrá, por lo que si ya no estamos motivadas/os para realizarla, lo estaremos aún menos. Como complemento, esta situación se ve reforzada si conlleva una carga emocional negativa, como puede ser el miedo a fracasar o exponernos ante alguien.
A partir de lo anterior, para evitar en la medida de lo posible la aparición de la PROCRASTINACIÓN en la empresa, se hace necesario intervenir tanto a nivel de la organización en general, como dotar a las y los trabajadores de técnicas para hacerle frente.
Desde el punto de vista de la empresa, las acciones que se pueden realizar pueden ser:
- Análisis de puestos de trabajo realista y adaptado a las circunstancias, con objeto de reducir la extensión y el esfuerzo que conlleva la realización de las tareas.
- Temporalización de las actividades y fechas en las que las tareas deben estar terminadas.
- Fomentar un clima laboral de colaboración y respeto por el trabajo de las y los demás.
- Favorecer los tiempos de desconexión o distracción para despejar la mente.
- Apoyar y reforzar constantemente, dar feedback.
- Crear un ambiente de trabajo físico sin ruidos y ordenado.
- Realizar reuniones de seguimiento de manera constante.
- Apoyar en la gestión del tiempo de las y los colaboradores.
Por su parte, las técnicas que puede poner en marcha la persona trabajadora para afrontar la procrastinación son:
- Fomenta rutinas de trabajo diarias.
- Entrénate en el análisis y toma de decisiones de las tareas a realizar.
- Haz un seguimiento del tiempo que dedicas a cada tarea para ser consciente de lo que tienes que dedicar a la tarea realmente.
- Utiliza técnicas de productividad personal.
- Sé asertiva/o.
Por último, no queremos dejar pasar la oportunidad de comentar dos de los muchos métodos existentes que nos ayudarán a organizar nuestras tareas con el fin de evitar la procrastinación (de los cuales, existen múltiples apps) como son:
- Método Kanban
Consiste en dividir las tareas que tenemos que realizar por columnas tipo “Tareas por hacer”; “Tareas que estoy haciendo”; “Tareas hechas”, etc.; el cual, nos permite tener una visión clara de nuestra situación.
- Método SMART
Por su parte, este método ayuda a la gestión de tareas complejas o proyectos, ya que se basa en la determinación de los elementos específicos, mesurables, realistas y temporalización de las mismas.