MEJORA TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Una de las competencias más valoradas por las empresas (entendidas como las habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes que determinan el correcto desempeño en el puesto de trabajo) es la capacidad de productividad personal de la persona trabajadora, la cual, está directamente relacionada con el mencionado rendimiento en su día a día laboral. Por ello, queremos reflexionar sobre el concepto de PRODUCTIVIDAD PERSONAL.

“La productividad personal está relacionada con los recursos y el tiempo disponibles”

Ya comentábamos en empleorecursos.es una de las técnicas más conocidas y eficaces que ayudan a aumentar la productividad en el trabajo, como es la Técnica Pomodoro. Sin embargo, en las presentes líneas queremos profundizar sobre el concepto de PRODUCTIVIDAD PERSONAL, entendida como la capacidad de la persona para generar un producto o resultado en relación a los recursos que emplea para ello, obteniendo el máximo rendimiento en sus tareas.

“La diferencia entre eficacia y eficiencia condiciona nuestro nivel de productividad”

Esta definición, conlleva dos aspectos explícitos, como son la Eficacia y la Eficiencia. Así, somos eficaces cuando conseguimos los resultados u objetivos propuestos para una tarea; mientas que actuamos de manera eficiente cuando además de conseguir los resultados u objetivos que buscamos, lo hacemos con el menor número de recursos posible.

Sin embargo, es indudable que nuestro nivel de PRODUCTIVIDAD PERSONAL no solo depende de nosotras/os, sino que son varios los factores que intervienen, como los recursos, medios o herramientas de las que disponemos, etc., y todos ellos en relación con el tiempo que tenemos para realizar la tarea.

PRODUCTIVIDAD PERSONAL = Recursos / Tiempo

A partir de lo anterior, es posible afirmar que no todas las personas cuentan con el mismo nivel de productividad siempre, a la vez que existen diferencias entre las y los trabajadores que ocupan el mismo puesto de trabajo, producidas entre otros factores por el hecho de que no todas/os tienen los mismos conocimientos, habilidades, etc. (recursos) y no utilizan de la misma forma el tiempo del que disponen (por interrupciones voluntarias o involuntarias, por ejemplo).

“El nivel de productividad personal depende del contexto en el que nos situamos”

Como siempre, el primer paso para solucionar o cambiar una determinada conducta, a partir de nuestra experiencia profesional en departamentos de gestión del talento (recursos humanos) es reconocer que tenemos un problema o déficit, en este caso de productividad personal. Por ello, si son muchas las tareas o acciones que dejas por hacer al final de tu jornada laboral, no cumples con los plazos en la entrega de los trabajos o informes que debes presentar o sientes insatisfacción porque no te da tiempo para hacer todas las cosas que tienes encomendadas, tienes un problema de PRODUCTIVIDAD PERSONAL.

“Debemos evitar a los ladrones de nuestro tiempo para mejorar nuestro nivel de productividad”

Para hacer frente a esta situación, tenemos en primer lugar que conocer los recursos que se encuentran a nuestra disposición (conocimientos, herramientas, habilidades, etc.) para posteriormente hacer frente a las acciones que nos “roban” el tiempo que disponemos para realizar la tarea, tales como las interrupciones en el puesto de trabajo (llamadas telefónicas, conversaciones de compañeras/os, etc.), distracciones (consultar el móvil constantemente, etc.), exceso de tareas al mismo tiempo (pudiendo llegar a sentir estrés laboral), o procrastinar dejando de lado las tareas que menos nos atraen.

Como cualquier conducta, aumentar la PRODUCTIVIDAD PERSONAL es una habilidad que se puede entrenar y mejorar, tal y como comentábamos con la Técnica Pomodoro. Para ello, es de utilidad poner en práctica una serie de acciones que mejorarán nuestro rendimiento laboral, como son:

• Dedicar el momento adecuado para cada tarea. Es fundamental conocer el momento del día en el que somos más productiva/o (hay personas que cuando obtienen mayor rendimiento es por las mañanas; mientras que otras son más de trabajar por las noches). Sabiendo esta situación, es lo ideal es hacer las tareas más importantes cuando nuestra curva de productividad se relaciona con un mayor nivel de concentración, dejando para los momentos en los que estemos más cansadas/os las tareas rutinarias.
• Regla de los dos minutos de David Allen. Para este autor, son muchas las tareas que podemos hacer en solo dos minutos por lo que su regla es preguntarse si la acción a realizar se puede hacer en dos minutos. En caso afirmativo, es mejor hacerla; mientras que si conlleva más tiempo, lo mejor es dejarla para el momento más adecuado.
• Organiza tus tareas en listas. Para que exista productividad es necesario que haya organización. Por ello, para garantizar el control de las tareas que se deben realizar es adecuado anotarlas y seguir su desarrollo.
• Lista de tareas imprevistas. Para complementar la idea anterior, conforme aparecen nuevas tareas no previstas, es adecuado anotarlas en una lista y valorar su importancia (y decidir si es necesario abandonar nuestro plan original por ellas). Además, nos ayudará a sentir la sensación de control sobre la situación y planificarnos mejor.
• Tener un horario. Mantener una rutina nos facilita no solo a organizarnos mejor, sino que también a saber qué tenemos que hacer en cada momento, evitando la conocida como ley de Parkinson, la cual, se fundamenta en el hecho de que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización.
• Principio de Pareto. Se fundamenta en la regla del 80/20, esto es, para obtener el 80% de los resultados esperados en la tarea, únicamente es necesario invertir el 20% del tiempo.