Independientemente del nivel de experiencia que se posea respecto a la gestión de proyectos, existe una herramienta muy poderosa que facilita el aprendizaje y el desarrollo del equipo de trabajo, como son las conocidas como reuniones retrospectivas o “lesson learned”.
A partir de nuestra experiencia laboral desarrollando múltiples proyectos de consultoría de gestión del talento (tanto a nivel interno como externo) en empleorecursos.es queremos destacar la importancia de cara a futuros proyectos que tienen las sesiones de análisis de las acciones y procesos que dieron lugar a los resultados esperados, así como de aquellas medidas correctores que se pusieron en marcha para hacer frente a las medidas que no funcionaron como se esperaba.
“En esencia, se trata de determinar los resultados esperados en el momento de la planificación del proyecto con las realmente obtenidos”.
Importancia del análisis postproyecto
La importancia de este análisis radica en la información valiosa que se obtiene respecto a los procesos que realmente funcionan, corrigiendo los que no lo han hecho como se esperaba. Además, estas acciones promueven la motivación y el aprendizaje del equipo de trabajo, a la vez que facilita la documentación de los éxitos y posterior comunicación.
Sin embargo, para realizar esta tarea de análisis de manera exitosa, la persona encargada de la gestión del proyecto se basará en la realización de reuniones para lo que ponga en marcha una serie de pautas, como son:
1. Preparación previa de la reunión (no dejar nada al azar)
Es importante convocar a todas las personas participantes del proyecto finalizado, así como reunir todos los aspectos o cuestiones a tratar, basándose para ello en métricas e indicadores objetivos.
2. Dedicar un tiempo y espacio adecuado para tratar el tema (dándola la importancia que realmente tiene)
Además, es necesario diseñar una agenda de reunión con un sprint claro que muestre cómo pretende abordar cada tema con el objeto de ejecutarla de una manera ágil.
3. Atmósfera adecuada
Es necesario propiciar un ambiente que permita a todas las personas participantes llevar a cabo una discusión abierta y honesta sobre el proyecto terminado, siendo la comunicación es un aspecto fundamental en todo el proceso.
4. Énfasis en los éxitos tanto grupales como individuales conseguidos en el proyecto
Es necesario destacar las aportaciones tanto individuales como el resultado final obtenido como equipo, para hacer partícipe a cada una de las personas participantes en el proceso.
5. Obtener feedback de cada una de las personas participantes
El eje central de la sesión, donde se lleva a cabo la revisión principal del proyecto, discutiendo las cuestiones problemáticas y cómo resolverlas en el futuro como medio de aprendizaje y mejora. Se abordarán temas como qué procesos fueron efectivos, los principales desafíos que tuvieron que hacer frente y las soluciones propuestas.
6. Resumir las conclusiones en acciones
El eje final de la reunión consiste en realizar y llevar a cabo planes viables para implementar ideas, sugerencias y soluciones importantes en proyectos futuros. La documentación adecuada es crucial aquí.
Por último, entendemos que el mejor momento para realizar una reunión de este tipo es una vez finalizado por completo el proyecto para poder analizar con la reflexión necesaria todos las cuestiones importantes a tener en cuenta