Uno de los principales males que acechan a la empresa en general y las y los trabajadores en particular es el tiempo, o mejor dicho, la falta de tiempo para hacer las tareas y funciones que su puesto de trabajo demanda, porque por mucho que queramos, las horas del día son las que son, por lo que la GESTIÓN DEL TIEMPO se convierte en una competencia (entendida como habilidad, actitud y aptitud) determinante en la empresa.
“El día a día de trabajo en muchas ocasiones nos lleva a no gestionar de forma correcta las tareas por falta de tiempo”
Desde empleorecursos.es somos conscientes de la importancia de la GESTIÓN DEL TIEMPO en el puesto de trabajo, al condicionar el uso del resto de recursos (tales como la información, tecnología, etc.), esto es, de nada sirve maximizar la información o el presupuesto económico disponible si no tenemos tiempo para aplicarlo. Por ello, cuando no gestionamos de forma correcta nuestro tiempo en el trabajo, perdemos de vista los objetivos de la tarea, dejamos de lado los aspectos importantes, nos tensionamos (pudiendo aparecer conflictos), cometemos errores (aumentando la probabilidad de sufrir accidentes), nos estresamos, procrastinamos, etc., en definitiva, dejamos de ser productivas/os.
“La falta de tiempo en el trabajo para realizar nuestras tareas puede conllevar efectos para nuestra salud”
A su vez, por GESTIÓN DEL TIEMPO se entiende el ajuste del horario destinado a la realización de la tarea que tenemos encomendada con objeto de conseguir los objetivos y metas que debemos alcanzar, por lo que se hace necesario reflexionar acerca de dos aspectos fundamentales, como son los objetivos a alcanzar (nos permite conocer qué se espera de nuestras/os, par así, determinar las tareas importantes para alcanzarlos) y cuáles son las situaciones o aspectos que nos hacen perder el tiempo (los denominados “ladrones del tiempo”, los cuales, muchos los tenemos interiorizados hasta el punto de que funcionan como distractores de la atención, al “autoenviarnos” mensajes tales como “no te va a dar tiempo”, “tranquila/o”, “date prisa”, etc.).
“La gestión del tiempo en el trabajo se relaciona con nuestra respuestas a los estímulos o situaciones”
Una forma de explicar los motivos que nos conducen a una gestión ineficaz de nuestro tiempo de trabajo, se encuentra en el modo de responder antes los estímulos, esto es, si lo hacemos de modo reactivo (cuando no tomamos decisiones para hacer frente a los problemas, o respondemos siempre de la misma forma, dejándonos llevar por nuestras sensaciones o por las circunstancias que nos rodean, sin implicarnos), frente al modo proactivo de atender las demandas asociadas a nuestro puesto de trabajo, caracterizado por anticipándonos a las consecuencias de nuestras acciones, lo que nos obliga a un análisis previo de las diferentes respuestas a dar para resolver la tarea encomendada.
“El gestión del tiempo obedece al Principio de Pareto”
En relación con lo anterior, destaca el Principio de Pareto, el cual determina que al centrarnos únicamente en las acciones de la tarea importantes (componen el 20%) se consigue el 80% de los resultados; mientras que si dedicamos el 80% del tiempo al resto de tareas no importantes, solo conseguiremos el 20% de los resultados que buscamos, por lo que el mismo, en cuanto a GESTIÓN DEL TIEMPO se relaciona con otros dos conceptos fundamentales, como son la Eficacia (capacidad de conseguir los objetivos propuestos independientemente de los recursos destinados para ello, como el tiempo, esto es, una persona es eficaz cuando alcanza lo que busca) y la Eficiencia (consiste en conseguir los objetivos en relación con los recursos utilizados para ello, siendo más eficaces cuando los recursos son menores).
“Los ladrones del tiempo son constantes en el día a día de trabajo”
Sin embargo, como hemos comentado con anterioridad, en el puesto de trabajo existen múltiples “ladrones de tiempo” que nos dificultan hacer frente al 20% de las tareas importantes, tales como interrupciones constantes, desplazamientos, distracciones, desorganización, procrastinación, mal reparto de tareas, falta de concentración, objetivos inadecuados, reuniones, errores de comunicación, conflictos entre compañeras/os, falta de trabajo en equipo, mal clima laboral en general, etc.
A partir de lo anterior, son varias las acciones a poner en marcha para la correcta GESTIÓN DEL TIEMPO en nuestro puesto de trabajo, como son:
- Determinar los objetivos a conseguir, para posteriormente, fijar el camino o tareas que nos llevarán a ellos.
- Priorización de tareas: si clasificamos las tareas diarias a llevar a cabo, podemos hacer frente a la tan conocida “tiranía de lo urgente”. Por ello, una clasificación adecuada puede ser en relación a su nivel de urgencia e importancia.
- Planificación: a partir de los dos aspectos anteriores, determinar el camino que vamos a seguir, el paso o tarea número uno, la dos, etc.
- Agendar: para el proceso de planificación anterior nos puede ayudar utilizar una agenda, en la que reservemos determinadas horas del día para unas tareas concretas, por ejemplo. Pero debemos utilizas solo una agenda.
- Delegar: en las personas de nuestro equipo o compañeras/os tareas, porque no pasa nada por pedir ayuda, ya que debemos comprender que es imposible llegar a todo.
- Tarea clave: definir una tarea clave por la que comenzar que nos servirá de introducción para todo el proceso.
- Hacer solo una tarea a la vez: así nos aseguramos que la finalizamos del modo correcto.
- Potenciar la inteligencia emocional: actúar con inteligencia, siendo conscientes que el perfeccionismo no se consigue a la primera, sino que se va adquiriendo con el tiempo nos ayudará a ser prácticas/os.
- Asertividad: aprender a decir no, respetándonos tanto a nosotras/os mismos/s como a las y los demás (sin ser agresivas/os).
- Aprovechar los “tiempos muertos”: para ir adelantando acciones que complementen o introduzcan una tarea (pensando cómo lo vamos hacer, los medios que necesitaremos, etc.).
- Descansar: o cuanto menos, haremos un descanso “activo”. Dándonos un paseo, yendo al baño, comentado con compañeras/os la tarea que estamos haciendo, etc.
- Organizar tu área de trabajo: nos permitirá encontrar las cosas a la primera, lo que nos evitará frustración e invertiremos el tiempo que necesitamos de forma productiva.