En el día a día de la empresa, son varias los tipos de reuniones que se pueden poner en marcha, ya sean promovidas por la dirección o por las y los propios trabajadores. Así, dentro del ámbito de la gestión del talento, queremos reflexionar sobre un tipo que es imprescindible para lograr la adaptación y crecimiento de la persona trabajadora en la empresa, como son las conocidas como Reuniones One to One.
“Conocer las inquietudes y situación de la persona en la empresa es esencial para su desarrollo profesional”
En empleorecursos.es, entendemos este tipo de reuniones como esenciales ya que bien estructuradas se convierten en un medio fundamental para la integración y desarrollo de las y los trabajadores. Básicamente, las Reuniones One to One en el área de gestión del talento consisten en encuentros periódicos individuales de la persona responsable de gestión del talento (recursos humanos) con cada una/o de las y los colaboradores de la empresa (o en su caso, de cada líder del departamento o equipo de trabajo con las personas a su cargo).
“Las reuniones One to One deben estar programadas y preparadas de antemano”
Dentro de este contexto, las Reuniones One to One deben cumplir con los requisitos mínimos en cuanto a programación, estructura, etc. de las reuniones eficientes, con objeto de conseguir las metas propuestas, y más cuando hablamos de reuniones en las que es fundamental que se establezca una relación de confianza entre el o la responsable y la persona trabajadora, para que ésta última pueda abrirse y expresar de forma sincera todo lo que crea conveniente, sobre todo lo relacionado con sus pensamientos y sentimientos acerca de su situación en la empresa, y no únicamente sobre cuestiones de trabajo.
“Con las One to One se fomenta la motivación y compromiso de las y los trabajadores”
A partir de lo anterior, para las y los colaboradores, contar con una oportunidad en la que no solo poder expresar sus frustraciones y emociones sobre su situación en la empresa, sino que hacerlo a una persona de peso en la estructura jerárquica de la misma, y con contacto directo con la Dirección (como es la o el responsable de gestión del talento), convierten a las Reuniones One to One en un elemento de comunicación y motivación esencial para mejorar y favorecer la integración y desarrollo de la parte más importante de la organización, como son las personas.
“Las Reuniones One to One se fundamentan en la confianza y comunicación sincera entre las parte que intervienen”
Es justo en lo anterior donde radica la importancia de este tipo de encuentros, ya que la mayoría de trabajadoras/es se sienten poco o nada escuchadas/os en su empresa sobre cuestiones relativas a su integración y desarrollo en la misma, por lo que poder expresar lo que se siente en un ambiente seguro y privado, que propicie la confianza entre las partes, debe basarse en un feedback mutuo y continuo sobre las cuestiones tratadas. Por lo que la comunicación, confianza y el feedback en este contexto, potencian el compromiso y la motivación de las y los trabajadores, a la vez que a nivel general, estable un clima laboral de colaboración y empatía.
“Las One to One deben realizarse de manera frecuente en el tiempo”
Ya hemos comentado que deben ser encuentros frecuentes, adaptados a las cuestiones y necesidades planteadas en los mismos, por lo que a partir de nuestra experiencia laboral en departamentos de gestión de personas (recursos humanos) estas sesiones deben utilizarse para resolver una gran variedad de cuestiones o problemas que presenten ambas partes, por lo que debe estar adaptada a la situación concreta de cada colaborador/a. Dentro de este punto, es esencial que la persona responsable de la reunión la tenga preparada y estructurada de forma previa.
Con objeto de generar un clima de confianza que permita fluir la información y la comunicación, la persona responsable de gestionar la Reunión One to One puede utilizar dos estrategias esenciales y complementarias:
- El o la gestora de la reunión puede ponerse al mismo nivel que la persona trabajadora, dejando de lado la escala jerárquica de la empresa, expresando cuestiones o aspectos personales y profesionales relacionados con su propia experiencia como empleada/o.
- Mantener una postura neutral ante los temas o argumentos expuestos por la persona colaboradora, esto es, no emitir juicios de valor durante el transcurso de la reunión.
En cuanto a la estructura tipo de una Reunión One to One, esta se iniciará con una conversación informal que rompa el hielo, para posteriormente centrar el tema en cuestión (generalmente, conocer su situación personal en la empresa, por ejemplo), aportando el feedback necesario en cada caso (éste no tiene que ser siempre positivo), establecer metas u objetivos, llegado el caso, así como plantear alternativas o soluciones de mejora.
En resumen, centrarse en la gestión de las personas o del talento que componen la empresa implica no solo poner en marcha acciones como Performances, Formación, integración por medio del Welcome Pack, etc., sino que existen herramientas más cercanas a la persona trabajadora con un elevado potencial en cuanto a generar compromiso con la organización como son las Reuniones One to One.