En muchas ocasiones, con objeto de dotar a las y los colaboradores de la empresa de las competencias y habilidades necesarias, o en su caso, tratar temas específicos de interés, se hace necesario desde el departamento de gestión de personas poner en marcha sesiones o píldoras formativas con las personas interesadas, conocidas como Talleres Grupales o WORKSHOP.
“Los Workshops tienen un carácter eminentemente práctico”.
A partir de nuestra experiencia profesional, desde empleorecursos.es entendemos por WORKSHOP los talleres de trabajo que se ponen en marcha con objeto de intercambiar ideas por medio de la interacción activa entre las personas asistentes, fomentando una retroalimentación entre ellas (siendo ésta la principal diferencia con los seminarios o cursos de formación y LMS donde la información a modo general se produce en una sola dirección). Por ello, es fundamental el compromiso, la colaboración y comunicación bidireccional entre todas las partes que intervienen.
“El Workshop es una técnica complementaria de capacitación de las y los colaboradores”.
Dentro de este contexto, la duración del WORKSHOP también define su procedimiento, ya que se estima como ideal una duración de 3 a 5 horas, aunque siempre estará en función del tema o temas a tratar. En ocasiones, este tipo de técnicas se utilizan como complemento en acciones más complejas, como son los Off Site Meeting u Outdoor Training.
Más detenidamente, cuando se decide organizar WORKSHOP sin recurrir a personas externas a la organización (ya sea por un motivo de rapidez o presupuesto), es necesario para su planificación definir una serie de aspectos, como son:
- Objetivos. Determinar de forma clara la finalidad a perseguir.
- Participantes. En este apartado, no solo definiremos a las personas que formarán parte de la sesión como interesadas, sino que también se detallará quién desarrollará el “rol de moderador/a” en la sesión.
- Ubicación, duración y logística. Lugar dónde se llevará a cabo, así como si las instalaciones cuentan con el material y equipo necesario. Además, en función de los objetivos fijados, se establecerá la duración adecuada, así como los elementos o instrumentos necesarios para desarrollar las actividades propuestas (material de oficina, ubicación de las mesas y sillas, elementos complementarios, posibles acreditaciones y certificaciones, etc.).
- Contenidos y actividades. Cómo se fomentará el debate para generar las ideas necesarias, qué contenidos se tratarán, cómo serán las dinámicas de grupo a desarrollar, etc., es necesario definir para el correcto desempeño de la actividad.
- Evaluación y seguimiento. Como todo lo que se hace en la empresa, es necesario medir para conocer su eficacia, así como introducir mejoras futuras.
En cuanto a la estructura de una sesión tipo de WORKSHOP, en empleorecursos.es proponemos, a partir de nuestra experiencia tanto como facilitadores como organizadores, que la sesión se puede estructurar en cuatro fases bien diferenciadas:
- Introducción. Como en toda sesión de formación, es adecuado comenzarla de menos a más en cuanto a intensidad, a la vez que es conveniente en esta fase presentar la sesión, los objetivos pretendidos, cómo se hará, o en su caso, dar unas pautas de comportamiento, posibles pausas, modos de intervención, etc., con la finalidad de fomentar un contexto de participación e igualdad entre todas las personas participantes.
- Contenidos. Parte central del proceso y la que permitirá alcanzar los objetivos propuestos. Dependiendo de la temática a tratar, se diseñarán y pondrán en práctica presentaciones, actividades y dinámicas grupales que faciliten la participación y reflexión de todas y todos. Para ello, se pueden utilizar un gran variedad de materiales que fomenten la creatividad y permitan captar y reforzar el mensaje que se quiere transmitir (como carteles, equipos audiovisuales, expresiones corporales, etc.) respetando el tiempo estimado para ello, a la vez que el turno de palabra y el trabajo u opiniones de todas y todos.
- Conclusiones. Una vez la sesión llega a su fin, es necesario terminarla con una recapitulación de las conclusiones alcanzadas para que las mismas puedan ser procesadas y tenidas en cuenta posteriormente por parte de las personas asistentes en su día a día de trabajo. En ocasiones, es necesario recapitular estas conclusiones en documentos o procedimientos de trabajo.
- Evaluación y seguimiento. Con el fin de determinar tanto si se han conseguido los objetivos perseguidos, como saber si las conductas adquiridas se mantienen en el tiempo. Además, es útil para corregir posibles errores en la sesión.
En resumen, la formación continua de las y los colaboradores en la empresa es un requisito necesario para el correcto desempeño de éstos, por lo que poner en marcha sesiones de WORKSHOP permite de un modo atractivo y en periodos cortos de tiempo, adquirir las habilidades y competencias necesarias para el correcto desempeño del puesto de trabajo, entre otras múltiples ventajas (ahorro de costes económicos y temporales, mejora del Employer Branding y Employee Experience, fomento de un clima laboral de cooperación, aumento de la motivación y el compromiso de las y los colaboradores, etc.).
