Una de las situaciones que más tiempo “roban” en el trabajo son las reuniones. Dicho de otro modo, las continuas reuniones que en su mayoría son improductivas. Si se analiza el tiempo que invertimos en una reunión innecesaria en términos económicos, esto es, coste salarial/tiempo (porque el tema a tratar se puede hacer de otra forma, o peor aún, no está bien organizada), la problemática aumenta.
En empleorecursos.es queremos proporcionar medidas, a partir de nuestra experiencia laboral coordinando departamentos de gestión del talento, para reducir el número de reuniones, entre las que se encuentran:
1. “Aprender” a rechazar la reunión
Aplicar la asertividad en el contexto laboral es una cualidad necesaria. Si lo trasladamos al contexto de las reuniones, independientemente del rol o puesto de trabajo que desempeñemos en la empresa, debemos rechazar esas reuniones a las que nos convocan en la que no tenemos un papel determinante y lo único que nos hace es perder nuestro ritmo de trabajo.
Es importante mencionar que cuando rechacemos una reunión expliquemos el motivo, para que la otra persona lo entienda.
2. Hacer que todas/os se centren en la reunión
En muchas ocasiones, durante el transcurso de la reunión, vemos a participantes respondiendo mails o haciendo otras tareas en vez de centrarse en el tema que se está tratando, lo que repercute en su duración.
Una práctica común en algunas empresas es realizar las reuniones de pie o en un sitio “incómodo”, por lo que las personas participantes desearán acabar pronto, evitando así las distracciones.
3. Voluntariedad
Una medida eficaz para eliminar las reuniones no productivas es hacer que éstas sean voluntarias, esto es, que la persona asista si realmente tiene algo que aportar o cuestiones que resolver. Con esta medida, en las reuniones se va a lo importante con las personas necesarias.
4. Manual de reuniones
Establecer normas generales de cuándo y cómo llevar a cabo las reuniones en la empresa permitirá tener una guía y actuar cuando se esté incumpliendo. Medidas como qué tipo de reuniones se realizan, el tiempo destinado, lugar, etc.
5. Más colaboración
Si se establecen medidas que fomenten la colaboración entre las diferentes áreas de la empresa o empleadas/os de departamentos distintos se reducirá de manera considerable el número de reuniones. La comunicación y colaboración entre o dentro del área, a partir de las nuevas tecnologías, permite agilizar los procesos y ahorrar tiempo.
6. Reforzar las buenas prácticas
Reconocer a las y los colaboradores que organizan reuniones valiosas, bien estructuradas, etc. es la mejor forma de “promover” las buenas prácticas.
7. Convocar a las personas necesarias
Invitar a la reunión únicamente a las personas necesarias para tratar el tema en cuestión evitará que nos llamen solo para “escuchar” o estar ahí.
En resumen, son varias las acciones a poner en marcha para reducir el número de reuniones en la empresa, pero sobre todo, antes de convocar una nueva reunión, debemos reflexionar si la podemos sustituir por otro canal de comunicación, un correo electrónico, chat, documento compartido, etc.